Home Office optimal ausstatten und einrichten

Home Office optimal ausstatten und einrichten

Themen in diesem Ratgeber-Beitrag

  1. Home Office-Trend setzt sich fort
  2. Home Office professionell ausstatten
  3. Wege zur Beschaffung von Büroausstattung
  4. Produktive Arbeitsumgebung im Home Office schaffen
  5. Tipps für produktives Arbeiten im Home Office

Lesezeit: ca. 12 Minuten

Home Office-Trend setzt sich fort

Home Office ist als Alternative zum Arbeitsplatz im Firmenbüro immer mehr verbreitet. Auch wenn das Arbeitsmodell der Remote Work nicht zuletzt durch die globale Corona-Pandemie zusätzlich an Bedeutung gewann, nutzten doch bereits im Vorhinein viele Arbeitnehmer bereits regelmäßig die Vorteile der Arbeit von zu Hause. Insbesondere die Möglichkeit, fokussiert Aufgaben ohne die störende Geräuschkulisse des Büros erledigen zu können, ist für viele ein Argument für das Home Office. Zusätzlich spricht auch die Zeitersparnis durch den wegfallenden Weg zum Büro und wieder zurück für die Arbeit am heimischen Arbeitsplatz für das Home Office als Arbeitsmodell.

Unternehmen aus allen Branchen sind mittlerweile deutlich offener gegenüber der Heimarbeit. Dies liegt einerseits daran, dass sich die anfänglichen Befürchtungen, Mitarbeiter seien außerhalb des Büros weniger produktiv, meist als unbegründet gezeigt haben. Andererseits profitieren Unternehmen, die sich offen gegenüber dieser flexiblen Form der Arbeitsplatzwahl positionieren, von einer positiveren Wahrnehmung als Arbeitgeber sowohl bei vorhandenen Mitarbeitern als auch Bewerbern.

Einige Firmen – Vorreiter sind auch hier Firmen aus der IT-Branche – stellen ihren Geschäftsbetrieb aufgrund positiver Erfahrungen gänzlich auf das Home Office um. Der Weg ins Büro könnte hier künftig nur noch die Ausnahme sein.

Jedoch ist  nicht jeder Mitarbeiter im Home Office optimal für seine Arbeit aufgestellt. Dieser Ratgeber hilft Angestellten und Unternehmen auch das Home Office zu einer produktiven Arbeitsumgebung zu machen.

Home Office professionell ausstatten

Wie so oft gilt: Wer professionell arbeiten will, benötigt eine professionelle Büroausstattung. Welche Basics dazu gehören, klären wir nachfolgend.

Büromöbel

Bevor es an die Wahl der richtigen Arbeitsgeräte geht, muss der Arbeitsplatz mit passenden Büromöbeln versehen werden. Oft verfügen Mitarbeiter im Home Office über keinen eigenen bzw. keinen passend eingerichteten Arbeitsplatz. Bei der Wahl der Büromöbel sollten aber Komfort und Ergonomie im Fokus stehen. Essenziell sind hier vor allem ein professioneller und ergonomischer Bürostuhl sowie ein Schreibtisch in passender Höhe. Jedoch ist auch die richtige Belichtung ein wichtiges Element, um wirklich produktiv arbeiten zu können.

Hinweis: Für das Home Office gelten dieselben arbeitsschutzrechtlichen Bestimmungen wie für die Arbeit in den Räumlichkeiten des Unternehmens. Der Arbeitgeber muss daher auch im Home Office dafür Sorge tragen, dass erforderliche Maßnahmen zur Sicherheit und zum Gesundheitsschutz des Arbeitnehmers getroffen werden.

Schreibtisch

Zentrales Element ist auch am heimischen Arbeitsplatz der Schreibtisch. Er muss daher einige Anforderungen erfüllen, damit Ihre Kollegen und Mitarbeiter komfortabel im Home Office arbeiten können. Als Grundbedarf für die meisten Arbeitnehmer müssen Laptop, Bildschirm, Tastatur & Maus und eine Tischlampe Platz finden. Ausreichend Tiefe des Tisches ermöglicht einen angenehmen Abstand zum Bildschirm. Wir empfehlen dabei eine Tiefe von 80 Zentimetern, um neben den benötigten Geräten auch ausreichend Platz zur Armauflage und für weitere Arbeitsmaterialien zu lassen. 

Zum Schutz der Gesundheit sollte regelmäßig zwischen sitzender und stehender Position gewechselt werden. Dies entlastet den Rücken und beugt Verspannungen vor. Höhenverstellbare Schreibtische können schnell in der Höhe verstellt werden. Alternativ gibt es unterschiedliche Tischaufsätze, mit deren ebenfalls eine stehende Arbeitshaltung möglich ist. Hier ist jedoch wichtig, auf Stabilität und ein gewisses Gewicht zu achten, damit sie auch den Belastungen der Büroarbeit gewachsen ist.

Bürostuhl

Wer mehrere Stunden fokussiert arbeiten möchte, weiß einen bequemen Bürostuhl zu schätzen. Ein ergonomischer Bürostuhl 

  • fördert aufrechtes Sitzen und stärkt somit die Rückenmuskulatur, 
  • verbessert die Atmung und 
  • beugt Rückenschmerzen vor, die andernfalls zu anhaltenden Schmerzen und krankheitsbedingtem Ausfall des Mitarbeiters führen können.

Beleuchtung im Arbeitsbereich

Um die natürlich Beleuchtung durch Tageslicht zu nutzen, ist ein Arbeitsplatz am Fenster geeignet. Optimal ist dabei ein 90° Winkel zwischen Schreibtisch und Fenster (also eine seitliche Position des Schreibtischs zum Fenster). So lässt sich verhindern, dass weder das Gesicht noch der Bildschirm zu stark geblendet werden.

Ist der Arbeitsbereich (zeitweise) nicht mit ausreichend Tageslicht versorgt, kommt der Beleuchtung eine umso wichtigere Rolle zu.

Eine Tischlampe sorgt für optimale Lichtverhältnisse am Schreibtisch. Dabei zeigt das Licht nach unten und nicht direkt auf den Bildschirm oder das Gesicht. Indirektes, dimmbares Raumlicht schafft eine ausreichende Grundbeleuchtung im Zimmer, die angenehm für die Augen und das allgemeine Wohlbefinden ist.

Stauraum am Arbeitsplatz

Ordnung oder kreatives Chaos – dazu gibt es ganz unterschiedliche Sichtweisen. Dennoch sollte es an jedem Arbeitsplatz die Möglichkeit geben, wichtige Unterlagen zu verstauen. Rollcontainer bieten unauffällig und platzsparend zusätzlichen Stauraum unterhalb des Schreibtischs, während Aktenregale viel Platz für wichtige Ordner schafft.

Elektronik

Wesentlich für die Produktivität sind die dem Arbeitnehmer zur Verfügung stehenden Gerätschaften. Mit den optimalen Elektronikgeräten stellt der Arbeitgeber sicher, dass alle Aufgaben (effektiv) erledigt werden können, alle Angestellten stets mit dem gleichen Stand der Technik arbeiten.

Die wesentlichen Geräte für das Home Office Setup sind aus unserer Erfahrung:

  • Laptop + Dockingstation
  • Externer Monitor
  • Externe Tastatur +Maus
  • Headset (noise-cancelling)

Um flexibel aus dem Büro oder dem Home Office zu arbeiten, empfiehlt sich die Nutzung eines Firmenlaptops, der problemlos transportiert werden kann. In vielen Unternehmen arbeiten die Mitarbeiter bereits mit einem Laptop. Wo dies noch nicht der Fall ist, ist ein Wechsel empfehlenswert. So ist sichergestellt, dass dem Arbeitnehmer zu jeder Zeit alle notwendigen Programme zur Verfügung stehen und Daten nicht nachträglich zwischen mehreren Geräten synchronisiert werden müssen. Auch aus Datenschutzperspektive ist dies das zu empfehlende Vorgehen, damit Ihre Mitarbeiter sich für Ihre beruflichen Tätigkeiten nicht in ihrer privaten Umgebung bewegen und Sie die Sicherheit mitgestalten können.

Je nach Aufgabengebiet sind unterschiedliche technische Ausstattungen von Bedeutung. Vor allem für IT- und Grafikabteilungen werden Geräte auf dem aktuellen Stand der Technik benötigt, um sämtliche Aufgaben durchführen zu können.

Ergänzend zum Laptop ist ein externer Monitor eine lohnende Investition. Damit lässt sich die Produktivität enorm steigern, da die Augen nicht so beansprucht werden und die Aufmerksamkeit länger aufrecht erhalten werden kann. Eine externe Tastatur und Maus tragen ebenfalls zur Produktivität bei und fördern darüber hinaus die Ergonomie am Arbeitsplatz.

Für Mitarbeiter, zu deren regelmäßigen Aufgaben das Telefonieren gehört, ist ein Head-Set eine sinnvolle Anschaffung. Head-Sets mit aktiver Geräuschunterdrückung (Noise Cancelling) sind auch für Mitarbeiter hilfreich, die an ihrem Heimarbeitsplatz Probleme mit Straßenlärm haben oder bei denen regelmäßig weitere Personen im Haushalt präsent sind.

Wege zur Beschaffung von Büroausstattung

Die Ausstattung der Mitarbeiter für das Home Office kann auf unterschiedlichen Wegen erfolgen, die jeweils Vor- und Nachteile mit sich bringen.

1. Nutzung eigener Geräte

Die meisten Arbeitnehmer nutzen auch zu Hause einen Computer und verfügen über eine Internetverbindung. Irrtümlicherweise ist für viele Unternehmen damit alles für die Arbeit von zu Hause vorhanden. Denn ein adäquater Arbeitsplatz ist meist nicht vorhanden. Zudem handelt es sich bei privaten Geräten selten um leistungsfähige Technik, auf der weiterhin auch keine professionelle Software vorhanden ist. Nicht zuletzt stellt die Speicherung geschäftlicher Daten auf privaten Geräten ein datenschutzrechtliches bzw. Sicherheitsrisiko dar.

begriffsdefinition-asset-lightInfo: Liegt keine abweichende Vereinbarung vor, hat grundsätzlich der Arbeitgeber die Kosten für erforderliche Arbeitsmittel zu tragen. Beschafft sich der Arbeitnehmer die entsprechenden Arbeitsmittel selbst, hat er einen Anspruch auf Erstattung gegenüber dem Arbeitgeber.

2. Kauf von Büroausstattung durch das Unternehmen

Durch den Kauf der benötigten Büromöbel und sonstigen Arbeitsmittel durch das Unternehmen selbst können die oben genannten Probleme umgangen werden. Dies ist jedoch mit hohen Anschaffungskosten verbunden. Scheiden Mitarbeiter aus dem Unternehmen aus, bindet die Firma benötigtes Kapital in nicht genutzten Assets. Gerade in Krisenzeiten kann dies Liquiditätsprobleme verstärken. Außerdem ist Home Office oft auch eine zeitlich begrenzte Maßnahme, sodass durch den Kauf ein erhöhtes Investitionsrisiko besteht.

3. Miete der Büroausstattung durch das Unternehmen

Alternativ dazu gibt es die Möglichkeit alles, was für produktives Arbeiten im Home Office benötigt wird, zu mieten. Auf diesem Weg kann jeder Mitarbeiter flexibel für die benötigte Zeit ausgestattet werden. Die Mietdauer ist frei gestaltbar. Werden die Assets nicht mehr benötigt, können Sie problemlos zurückgegeben werden. Die Ausstattung für weitere Mitarbeiter erfolgt innerhalb kurzer Zeit. Auch hohe Anschaffungskosten werden vermieden. Stattdessen fallen geringe monatliche Mieten an, wodurch der Cash Outflow gering gehalten wird.

Mit Lendis als professionellem Partner für die Büroausstattung profitieren Unternehmen von einer großen Auswahl an hochwertigen und professionellen Produkten. Insbesondere im Bereich Elektronik profitieren Sie von unserem State of the Art-Versprechen: Alle 2 Jahre ersetzen wir Ihre gemieteten Produkte mit dem aktuellen Modell. Somit arbeiten Ihre Mitarbeiter stets mit dem neuesten Stand der Technik.

Produktive Arbeitsumgebung im Home Office einrichten

Neben der Frage nach der notwendigen Büroeinrichtung des Heimarbeitsplatzes, geht es um die Wahl der passenden Arbeitsumgebung. Denn nur wer sich an seinem Arbeitsplatz wohlfühlt,  kann dort auch produktiv tätig sein.

Ruhe

Lärm gilt als wesentlicher Störfaktor für die Konzentrationsfähigkeit. Suchen Sie sich für Ihren Arbeitsplatz daher einen möglichst ruhigen Platz in der Wohnung, an dem Sie auch für längere Zeit ungestört arbeiten können. Durchgangszimmer oder Zimmer zur Straße sind für einen Arbeitsplatz weniger optimal.

Licht

Tageslicht fördert nachweislich die Gesundheit und das Wohlbefinden. Wählen Sie für Ihr Home Office nach Möglichkeit einen Raum mit möglichst viel einfallendem Tageslicht während der Arbeitszeit. Besteht die Möglichkeit nicht, sollte der Arbeitsplatz mit Steh- und Tischlampen ausgeleuchtet werden. Optimal sind Tageslichtlampen geeignet, die nachweislich positiv auf das Gemüt wirken.

Frische Luft

Wer täglich mehrere Stunden arbeitet, braucht Sauerstoff. Achten Sie darauf, ein Fenster am Arbeitsplatz zu haben, um um regelmäßig frische Luft hinein zu lassen.
Auch luftreinigende Pflanzen helfen dabei ein angenehmes Klima zu erzeugen, dass den Wohlfühlfaktor steigert und das Immunsystem stärkt.

Tipps für produktives Arbeiten im Home Office

Das Arbeiten im Home Office unterscheidet sich von der Arbeit im Büro. Sich selbst klare Regeln festzulegen hilft, um im Home Office produktiv zu sein. Die folgenden Tipps helfen dabei.

  1. Feste Arbeitszeiten: Beginnen und beenden Sie Ihren Arbeitstag wenn möglich zu den gewohnten Tageszeiten. Es erleichtert das Arbeiten mit den Kollegen, wenn alle Teammitglieder zu gleichen Zeiten ansprechbar sind. 
  2. Pausen einplanen: Nicht nur das Gesetz sieht Pausenzeiten für Angestellte vor. Auszeiten sind wichtig, um den Kopf frei zu bekommen und neue Energie für anstehende Aufgaben zu gewinnen. Ausreichende Bewegung und frische Luft verschaffen zusätzliche Energie
  3. Berufliche und private Aufgaben trennen: Eine zeitliche und räumliche Trennung von privaten und beruflichen Tätigkeiten hilft, Aufgaben fokussierter und zeiteffizienter zu erledigen.
  4. Meetings beibehalten: Regelmäßige Termine sollten auch im Home Office stattfinden. Ein stetiger Austausch mit den Kollegen stärkt das Wir-Gefühl und erleichtert die gemeinsame Arbeit an einem Projekt.
  5. Regeln für Videokonferenzen festlegen:  Halten Sie sich an klare Gesprächsregeln, um die Hürden von Video-Calls zu minimieren. So stellen alle zuhörenden Teilnehmer ihr Mikrofon aus. Eine begrenzte Teilnehmerzahl kann helfen Durcheinander zu vermeiden. Eine vorbereitete Agenda gilt als Leitfaden für das Meeting. Gleichzeitig gilt wie auch für Präsenzmeetings: Je kürzer, desto effizienter. Eine gute Videokonferenz kann auch in 10–15 Minuten abgehalten werden.
  6. Passende Kleidung wählen: Um in den Arbeitsmodus zu kommen, hilft es, die entsprechende Kleidung zu wählen.
  7. Ablenkungen vermeiden: Legen Sie Störfaktoren wie Handys möglichst beiseite und teilen sich feste Zeitblöcke ein, in denen Sie konzentriert arbeiten.