Rückkehr ins Büro – So bereiten sich Unternehmen optimal darauf vor

Um die Verbreitung des Corona-Virus einzudämmen, wurden weite Teile des öffentlichen Lebens in den vergangenen Wochen heruntergefahren. Auch das Wirtschaftsleben erlebte gravierende Veränderungen, viele Unternehmen haben ihre Aktivitäten ins Home Office verlegt.
Um die Auswirkungen auf die Wirtschaft zu begrenzen, greifen ab 04.05.2020 erste Lockerungsmaßnahmen, in zahlreichen Firmen kehren Mitarbeiter in ihre Büroräume zurück. Doch von einer Rückkehr zur Normalität kann noch keine Rede sein, denn nach wie vor geht es darum, die Zahl der Infizierten unter Kontrolle zu behalten.

Wir haben uns daher angeschaut, worauf Mitarbeiter bei einer Rückkehr ins Büro achten sollten und wie Unternehmen ihre Büroräume ausstatten können, um die veränderten Anforderungen zu erfüllen.

1.Vorgesetztenverhalten

Dem Führungspersonal kommt in der aktuellen Zeit eine besondere Fürsorgepflicht zu. Sie müssen einerseits dafür Sorge tragen, dass die Mitarbeiter zu jeder Zeit über die aktuellen Entwicklungen und Zustände im Bilde sind und den geltenden Vorgaben, insbesondere in Bezug auf die Hygiene, nachkommen. Zudem muss sich die Unternehmensleitung darum kümmern, dass die Büros so ausgestattet sind, dass die Maßnahmen auch zu jeder Zeit umgesetzt werden können.

Viele unserer Kollegen wünschen sich wieder ins Büro zu kommen. In den vergangenen Tagen haben wir darum unsere Büroräume in Berlin umfangreich umstrukturiert, um allen Hygieneanforderungen gerecht zu werden. So können unsere Mitarbeiter sicher ins Büro zurückkehren.

Julius Bolz, Co-Founder Lendis

Nachfolgend einige Tipps für Personen in Führungspositionen zum Umgang mit der aktuellen Situation:

  1. Weisen Sie Ihre Mitarbeiter regelmäßig auf die Hygienestandards hin und sorgen Sie dafür, dass diese auch eingehalten werden.
  2. Sorgen Sie dafür, dass alle Manager und Teamleiter die typischen Symptome von COVID-19 kennen und entsprechende Maßnahmen im Falle eines potentiell erkrankten Mitarbeiters einleiten können. 
  3. Der Reinigung der Büroräume und Arbeitsbereiche kommt in diesen Tagen eine besondere Bedeutung zu. Stellen Sie sicher, dass eine regelmäßige Reinigung stattfindet und häufig angefasste Gegenstände und Oberflächen zusätzlich desinfiziert werden.
  4. Die Einführung eines Schichtsystems – soweit möglich – hilft dabei, dass sich möglichst wenige Mitarbeiter gleichzeitig im Büro aufhalten.
  5. Verlängern Sie das Fenster für Essens- und Pausenzeiten und ermöglichen Sie so, dass Personen sich besser verteilen können und nur wenige Leute zeitgleich zusammen sind.
  6. Prüfen Sie, ob bei der Rückkehr ins Büro eine Staffelung nach Risikogruppen umsetzbar ist. Halten Sie ältere Mitarbeiter, Personen mit Vorerkrankungen oder Schwangere so lange vom Arbeitsplatz fern wie möglich.

2.Verhaltensregeln im Büro

Hygieneregeln einhalten

Auch wenn die Einhaltung der Hygienestandards bereits grundsätzlich im Büroalltag erfüllt werden sollte, gilt dies aktuell um so mehr. Waschen Sie sich daher regelmäßig und gründlich die Hände mit warmem Wasser und Seife. Vermeiden Sie unnötige Berührungen von Oberflächen und Gegenständen und desinfizieren Sie Ihre Hände regelmäßig.  Selbstverständlich ist es, nicht in die Richtung Ihrer Mitmenschen, sondern in die Armbeuge zu husten oder zu niesen.

Mundschutzpflicht

Für zahlreiche öffentliche Orte gilt mittlerweile das Gebot zum Tragen eines Mundschutzes. Der Weg zur Arbeit im öffentlichen Nahverkehr ist dadurch bereits betroffen. Doch auch im Büro empfiehlt sich das Tragen eines Mundschutzes, um sich, aber vor allem seine Kollegen zu schützen.

Verhaltensregeln zum Ausdrucken

Social Distancing

Der Begriff Social Distancing ist zu einem prägenden für die momentane Situation geworden. Einen ausreichend großen Abstand zu anderen Menschen einzuhalten, verringert die Ansteckungsgefahr deutlich. Auch wenn es im Büro deutlich schwieriger ist, sollte wann immer möglich, ausreichend Abstand zu seinen Mitmenschen eingehalten werden. Folgende Grundregeln gelten dabei:

  • Vermeiden Sie physische Meetings. Eine große Personenzahl über einen längeren Zeitraum auf begrenzter Fläche ist momentan keine gute Idee. Nutzen Sie stattdessen digitale Tools wie Slack oder Zoom, um sich auszutauschen.
  • Gleiches gilt für ausschweifende Besprechungen und Planungen am Whiteboard.
  • Auch wenn es sich zunächst seltsam anfühlen mag, halten Sie auch auf dem Weg in die Küche oder zur Toilette Abstand von anderen Kollegen.

Auf Symptome achten

Es ist weiterhin wichtig, die Verbreitung des Virus einzudämmen. Achten Sie daher bei sich und bei anderen auf typische Symptome (weitere Informationen dazu finden sich auf den Seiten des Robert Koch Instituts und der Weltgesundheitsorganisation WHO). Personen, die diese Symptome zeigen, sollten das Büro sofort verlassen und sich auf eine mögliche Ansteckung testen lassen. 

Ist ein Mitarbeiter erkrankt ist es hilfreich und wichtig, Personen die mit diesem in Kontakt standen, zu identifizieren. Hierfür können beispielsweise sämtliche Meetings und Gespräche sowie alle daran teilnehmenden Personen im Kalender vermerkt werden.

 

3. Ausstattung des Büros

Um all die oben angeführten Verhaltensregeln auch einhalten zu können, müssen sich Unternehmen darum kümmern ihre Büroräume entsprechend auszustatten und, falls nötig, umzustrukturieren. 

Als Geschäftsleitung tragen Sie dafür Sorge, dass Ihre Mitarbeiter die genannten Hygieneregeln einhalten können. Stellen Sie also Handdesinfektionsmittel (hierfür eignen sich Desinfektionsspender), Taschentücher und mit dem Fuß bedienbare Abfalleimer an unterschiedlichen Stellen im Büro auf. Stationen zur Desinfektion mobiler Geräte helfen zusätzlich, die Verbreitung von Viren einzugrenzen.

Überprüfen Sie Ihr Büro und die Anordnung von Tischen, Schränken oder sonstigen Büromöbeln darauf, ob sich schnell Gruppen bilden können. Gerade in Empfangsbereichen oder an Meetingpoints ist dies häufig der Fall. Beseitigen Sie daher alle Hindernisse, damit Ihre Mitarbeiter schnell an ihren Arbeitsplatz gelangen. Besorgen Sie hierfür beispielsweise auch zusätzliche Garderoben und Stauraum, sodass Mitarbeiter persönliche Gegenstände wie Jacken oder Taschen direkt am Arbeitsplatz verstauen können.

Zur Verbesserung der Hygiene am Arbeitsplatz können Sie einzelne Arbeitsbereiche durch Tischtrennwände voneinander abgrenzen. An Team-Arbeitsplätzen eignet sich beispielsweise der Einsatz von (Tisch-)Trennwänden. Diese verbessern nicht nur die Hygiene, sondern auch die Akustik am Platz. Statt der klassischen textilbezogenen Trennwände empfehlen wir Trennwände aus Kunststoff zu verwenden. Auf den glatten Oberflächen haften Viren schlechter und auch die Reinigung ist deutlich besser und einfacher reinigen und erfüllen so die erhöhten Hygieneanforderungen.

Trennwände lassen sich ebenfalls dazu nutzen, die Büroräume entsprechend der Anforderungen zu strukturieren. Platzieren Sie die Raumtrenner so, dass sich ihre Mitarbeiter im Büro entlang definierter Wege bewegen und so den Mindestabstand einhalten. Trennen Sie mithilfe der Trennwände Personennetzwerke, etwa einzelne Teams oder Abteilungen, voneinander ab und vermeiden Sie so bereichsübergreifenden Kontakt.

Nicht zuletzt stellen Telefonboxen eine zusätzliche Möglichkeit der Raumstrukturierung dar. Die Telefonboxen sind mit allen notwendigen Anschlüssen ausgerüstet, verfügen über eine eigenständige Belüftung und ermöglichen das ungestörte, fokussierte und kontaktlose Arbeiten.
Aufgrund der eingeschränkten Reisemöglichkeiten gibt es zudem einen zusätzlichen Bedarf an Rückzugsorten im Büro, die ungestörte Gespräche mit Kunden und Partnern erlauben. Die schallabsorbierenden Telefonzellen bieten hierfür Zonen völliger Ruhe.

Lendis kann Sie dabei unterstützen, Ihr Büro für die Rückkehr Ihrer Mitarbeiter vorzubereiten. Unsere Produkte lassen sich flexibel für die bisher noch immer unbestimmte Zeit der Corona-Krisen mieten. Nach Ablauf der Mietdauer können Sie die Büroeinrichtung problemlos wieder zurückgeben. Sollten Sie die Produkte auch über die Mietdauer nutzen wollen, können Sie von unserer Mietkauf-Option Gebrauch machen. Darüber hinaus kann Sie Lendis bei der Büroplanung unterstützen und Ihre Büroräume für die erhöhten Anforderungen an Hygiene und Abstand vorbereiten. 

Kontaktieren Sie uns jederzeit. Gemeinsam finden wir die passenden Lösungen für Ihr Unternehmen.